山西应用科技学院会计档案管理办法

时间:2022-10-04     来源:财务处     阅读0

第一章 总 则

       第一条 为了加强我校会计档案管理,建立、健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,并充分利用会计档案这一信息资源,发挥会计档案为学校教育教学工作服务,使会计档案管理更加规范化、制度化,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定,结合我校实际,制订本办法。

第二章 会计档案管理部门

       第二条 会计档案的管理工作由学校档案室负责。档案管理员负责会计档案的具体保管,做到会计档案存放有序,查找方便,安全保管,不得封包封存,随意堆放,严防毁损,散失和泄密。档案室要具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第三章 会计档案归档的范围

       第三条 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

       第四条 下列会计资料应当进行归档:

      (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

      (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

      (三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告、报表附注及财务情况说明书。以及《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,上级主管部门对报告的批复以及社会审计的审计报告;

      (四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

       第五条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

      (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

      (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

      (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

      (四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

      (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

      (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

       第六条 满足本办法关于电子会计档案规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

       第七条 预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第四章 会计档案的整理、归档保管和移交

       第八条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管一年,再移交学校档案室。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案室同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

       第九条 财务处在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

       第十条 会计档案,原则上不得借出。学校内部调阅会计档案须经分管财务校长批准,办理登记手续后,方可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。外单位调阅会计档案,要有正式的介绍信并经校长批准。调阅会计档案要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。

       第十一条 财务人员工作调岗时,应按要求填写“会计档案工作交接清单”存档,以保证会计档案管理工作的连续性。

第五章 会计档案保管期限

       第十二条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

       第十三条 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

       第十四条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第六章 会计档案的销毁

       第十五条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

       1、由财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

       2、由学校档案鉴定小组根据财务处编制的销毁清册进行审核并签署意见。

       3、销毁会计档案时,应由档案部门和财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由档案室、财务处和信息中心共同派员监销。

       第十六条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第七章 附则

       第十七条 本办法由财务处负责解释,自发布之日起执行。