第一章 总 则
第一条 为切实加强学校财务管理，规范财务报销行为，强化内部控制，优化服务机制，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》及学校财务制度的相关规定，制订本办法。
第二条 学校资金按照开展教育教学各项事业发展的需求，编制年度预算，各部门依照预算安排，积极组织进行相关业务活动。财务报销坚持“依法合规、权责结合”的原则，按照部门经费负责人与分管校领导及校领导审批相结合，实行“谁分管谁审签，谁审签谁负责”的制度完成报账。
第三条 经济活动经办人对经济事项、原始凭证的真实性、合法性、合理性负直接责任；部门负责人要正确行使组织赋予的权力，认真执行预算，遵守财经纪律，大力倡导勤俭节约，积极促进教育教学事业的发展，对经办经济事项及相关凭证的真实性、合理性、合法性负领导责任。
第四条 学校各项开支必须严格执行有关财务管理制度，按要求取得或填制原始凭证，按规定办理审签手续。各项开支必须注明经费开支渠道，不得超经费预算标准、超经费预算范围支出。如果需要调整或追加预算的，必须经过校长办公会通过。
第二章 报销规定
第五条 学校教学经费等各项开支必须纳入预算管理，坚持“无预算，不开支”原则，强化预算执行力。各部门要按照预算合理安排经费支出事项，经济业务事项结束时，经办人应该取得合法、有效的原始凭证。
第六条 经办人对取得的原始凭证按规定分类整理并填制相关报销审签表。
第七条 部门负责人在审签表上签署意见并注明经费列支渠道；按照经济责任要求，实施经费支出分级审签。部门负责人、分管校领导、校领导按职责或分管业务范围进行经济业务真实性、合法性、合理性等内容的审核。
第八条 财务处会计人员审核预算执行情况，审核财务收支和报销凭证的真实性、合法性、合规性及审批手续是否完整。经财务处负责人、分管财务校领导及校领导审批后，按收支管理程序支付结算。
第三章 原始凭证
第九条 原始凭证种类
（一）外来原始凭证：主要是指从外单位取得的、具有税务局监制章或财政票据监制章，加盖填制单位的发票专用章或财务专用章的发票、收据等。
（二）自制原始凭证：主要是指由学校内部经办业务的部门或个人（含财务部门）在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证。
第十条 原始凭证填制要求
（一）外来原始凭证付款单位，名称应为“山西应用科技学院”，单位名称有误不得作为报销凭据。
（二）原始凭证应有明确的凭证名称、填制凭证的日期、接受凭证单位名称、填制人(经办人员)的签名或者盖章、经济业务内容、数量、单价，大写与小写金额相符等。
（三）外来原始凭证以报销联作为报销凭据，业务内容笼统以及数量、单价未单独列明的不得作为报销凭据。开票单位提供由税控系统直接输出的明细清单，清单总金额应与发票金额相符。
（四）国内电子票据打印图样清晰，不得重复使用。
（五）因公务活动获取的有“invoice”或“receipt”字样境外发票可凭票报销。若未取得有“invoice”或“receipt”字样的票据，提供购物小票、订单、邮件等以及支付凭证，由经办人写明原因，经分管校领导批准，可视同发票报销。
（六）原始凭证必须符合国家有关法规及上级部门发布的规章制度规定，一笔经济业务不得蓄意拆分开具票据。
第十一条 原始凭证验证
业务经办人取得发票后，应主动在“国家税务总局全国增值税发票查验平台”进行发票真伪查验，其他省份发票可登录当地税务局网站查验。
电子税务发票等电子凭证须经过学校财务系统登记后方可作为报销凭证。
第十二条 原始凭证的报销期限
当年票据应在票据开具后及时完成报销（国外学习等特殊情况酌情处理），原则上不得跨年度报账。
第十三条 原始票据遗失处理办法
从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由当事人所在部门主要负责人（项目经费负责人）批准，财务处负责人同意后，代作原始凭证。
如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，提供支付依据，相关部门主要负责人（项目经费负责人）批准，财务处负责人同意后，代作原始凭证。
第四章 报销规范
第十四条 差旅费用报销的具体说明：
（一）实际出差天数的计算，以所乘交通工具出发时间和到达太原时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
（二）住宿费报销时必须提供合法的住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由本人自行承担。
（三）城际交通工具为汽车、火车（卧铺为硬卧），凭票据实报。除主干线以外的外埠市内交通为公交、地铁等，报销人须取得相应的票据，无相关票据不可报销。使用学校交通工具出差的，不可报支交通费及市内交通费补贴。
（四）出差人员趁出差之便，事先经学校领导批准就近回家省亲办事的，其绕道城市间交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。如果绕道交通费少于直线单程交通费时，应凭车票按实报销。绕道和在家期间不予报销住宿费、差旅补助。
（五）如因特殊情况需乘坐飞机的，必须在出差前经分管校长批准。如未经批准乘坐飞机，按同程车费折算报销。出差人员报销国内机票，须出具加盖中国民航发票专用章的“航空运输电子客票行程单”。无“航空运输电子客票行程单”的，须提供相关发票。报销国际机票，境内购票的须提供，加盖收款单位财务专用章的“国际航空旅客运输专用发票”并附登机牌。境外购票的，须提供电子行程单及支付机票款依据，并附登机牌。
（六）出国人员差旅费按财政部、外交部印发的《临时出国人员费用开支标准和管理办法》执行。
（七）参加会议，需分管校领导签字同意的会议通知作为报销附件，凭批准后的会议通知及会务费票据报销。
（八）出差人员缴纳了会务费或培训费（包括资料费等），会议期间或培训期间一般不享受任何补助。会议或培训通知明确食宿自理的，会议期间或培训期间可按规定享受伙食补贴，在途期间（仅指首次前往和期满返回）的城市间交通费、住宿费、补助费，参照出差规定报销。
（九）有关招生的出差费用，由招就处制定招生方案，经过分管校领导和分管财务的校领导审批后执行。
（十）出差人员应在差旅活动结束后，一个月内办理报销手续。出差人员对其真实性负责，严禁弄虚作假、虚报冒领差旅费等行为。无任何出差凭据，不得报销相关费用。
第十五条 市内交通费、办公费、培训费、挂职锻炼等报销规定及流程
（一）市内交通费：外出办公除重要紧急情况外，一律乘坐公共交通工具。
（二）办公费：为降低采购成本，办公用品的采购统一由学校资产管理部门负责，原则上不允许各部门自行购买办公用品，各部门须在预算额度内领用办公用品。
因为工作需要由部门采购的，须经分管校领导批准，并须到学校资产管理部门办理相关手续。
（三）培训费：由部门负责人及分管校长批准后方可参加培训，凡培训机构颁发合格证书的，需持合格证书经人事处审验签字后报销。其培训资料费凭会议通知和合法票据报销，培训资料上交所在部门。
（四）实习与挂职：到外单位实（见）习、挂职锻炼、支援工作等，在途期间（仅指首次前往和期满返回）的城市间交通费、住宿费、补助费，参照出差规定报销。
第十六条 软件、固定资产及图书购置的报销规定
（一）购置软件及固定资产，实行采购人统一报销原则，报销人应持有使用部门申请单、采购合同、固定资产验收单、采购资产发票并填写完整的报销单。
（二）使用部门申请单上需写明申购原因，有部门负责人及分管校领导的批示。如对申请单上的部分资产同意采购，必须要加以附注说明。
（三）采购资产合同要真实、合法。采购资产发票要合法合规，如采购资产发票数量为一批，要附有销货公司出具的货物明细单。
（四）固定资产验收单为学校资产管理部门开具，验收单上要按要求填写采购厂商、使用日期、财产名称、单价、数量、存放地点等，还要有经办人、保管人、固定资产管理人及采购部门负责人签字。
购买图书应有学校图书馆开具的图书资料验收单。
第十七条 实训耗材、低值易耗品的报销规定
（一）实训耗材指教学过程使用的实习用材料，低值易耗品主要指日常办公及教学活动中购买的价值较低，能重复使用的物品。
（二）实行采购人统一报销原则。实训耗材、低值易耗品报销必须持实验实训耗材、工量具等购置申请表，并且附入库单，采购货物发票及填写完整的报销单。其他物品报销须持有使用部门申请单，并需要办理物品出入库手续。
（三）采购合同要真实、合法。采购货物发票要符合要求，采购货物发票数量为一批的，还要附有销货公司出具的货物明细单。
（四）材料入库单或低值易耗品入库单，为学校资产管理部门开具，入库单上要写明购入部门、日期、物品名称及规格、数量、单价、总价，还要有经办人、仓库保管、验收人签字。如购买后立即被领用还要附有材料出库单，出库单上写明领用部门、日期、物品名称及规格，领用物品的数量、单价及总价，还要有领用人、仓库保管人签字。
第五章 审批流程
第十八条 经校长办公会通过的经费预算，报销时执行相应的审批流程。
（一）经费报销按金额大小设定三类额度范围。
（二）具体额度的设定根据学校发展情况适时确定。
（三）具体三类额度报销流程如下：
低额度报销时，由部门负责人→财务处副处长→分管财务校领导审批签字；
中额度报销时，由部门负责人→财务处处长→分管部门校领导→分管财务校领导审批签字；
高额度报销时，由部门负责人→财务处处长→分管部门校领导→分管财务校领导→校领导审批签字。
第六章 财务审核
第十九条 财务人员根据经费预算项目、开支范围、开支标准和会计制度对报销凭证进行审核，未纳入预算或超预算范围和标准开支的，不予报销。
第二十条 财务人员应认真履行岗位职责，自觉遵守职业道德，对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。在报销审核过程中可依法行使以下权利：
（一）对不真实、不合法的原始凭证，不予受理。
（二）对记载不准确、不完整的凭证要求更正补充。
（三）对审批手续不全的财务收支，要求补充完善。
（四）报销时发现作废发票、假发票等非正规票据，一律不予报销并登记备案。
（五）对弄虚作假、严重违法的原始凭证，不予受理并予以扣留，同时向领导报告查明原因，按规定追究责任。
第七章 支付管理
第二十一条 现金支出必须遵守《中华人民共和国现金管理暂行条例》。除工资、津贴、酬金以及国家规定的项目外，应当按规定通过开户银行办理转账结算手续。
第二十二条 结算业务一般采用对公转账方式支付，转账的款项，需提供完整的信息，包括对方单位名称、开户行名称、开户行账号、用途等。
超过1000元的业务原则上不允许个人垫支，1000元以下、500元以上的个人垫支需要提供个人支付证明。
第八章 监督问责
第二十三条 有下列行为之一的，依法依规追究相关单位和人员的责任：
（一）虚报冒领套取经费；
（二）擅自扩大开支范围和提高开支标准；
（三）使用虚假发票（含重复报销电子发票、境外票据）套取资金；
（四）规避监管，故意拆分发票报销；
（五）其他违反本办法行为的。
第九章 适用范围
第二十四条 本制度适用学校各部门及全体教职员工。
第二十五条 所有支出必须在学校年度预算范围以内。
第十章 附 则
第二十六条 本办法未尽事宜，由财务处负责解释。
第二十七条 本办法自公布之日起施行。
山西应用科技学院
2024年2月28日